Werkwijze processen

Via website (voorkeur)

• Verwijs het lid naar https://www.sportcity.nl/ en laat het lid de volgende stappen doorlopen.
• Navigeer naar de button “lid worden”.
• Kies club.
• Kies juiste (1) lidmaatschap, (2) looptijd, (3) betalingstermijn en (4) ingangsdatum.
  • Bij een studentenlidmaatschap komt er automatisch een blokkade te staan in het systeem, blokkade na vertoning studentenpas verwijderen.
• Vul NAW gegevens in.
• Voltooi het lidmaatschap met verificatie van iDeal a € 0,01.
• Lid ontvangt een bevestiging per mail met daarin verdere instructies.

Via formulier

• Pak een blanco inschrijfformulier (indien niet voorradig, download hier).
• Vul samen met het lid het formulier zo compleet en correct mogelijk in.
  • Indien jonger dan 16 jaar, ouder of voogd mede laten ondertekenen.
• Ga naar https://sportcity.perfectgym.com/ en selecteer in het menu “leden”.
• Navigeer naar de oranje button “lid toevoegen”.
• Neem de NAW gegevens van het lid zorgvuldig over.
• Kies juiste (1) lidmaatschap, (2) looptijd, (3) betalingstermijn, (4) ingangsdatum en (5) betaalmethode.
• Voeg promo toe door te klikken op “+ Add discount”.
• Doorloop laatste stappen totdat het account is aangemaakt.
• Scan het inschrijfformulier en sla deze op onder de titel “[lidnr] inschrijving”.
• Ga in Perfect Gym naar het account van het lid.
• Navigeer naar “Data” > “User files” > “Add data”.
• Selecteer het bestand en selecteer bij “Type” de optie “Contract agreement”.
• Vink checkbox “Is available for client” aan.

Via binnenkomende mail

• Zoek het account van het lid op in PerfectGym.
• Navigeer in het account naar “Contracts”.
• Selecteer de button “Cancellation”.
• Selecteer “Reason”, “Delivery method” en de juiste einddatum.
• Einddatum is afhankelijk van het type lidmaatschap en of men nog in contract zit.
  • Indien de einddatum later gewenst is, mail laten staan in inbox met vlag gemarkeerd, CM pakt dit dan verder op”.
  • Opzegdatum dient gelijk te zijn aan de datum waarop de mail is binnen gekomen, anders mail laten staan in inbox met vlag gemarkeerd, CM pakt dit dan verder op”.
• Lid ontvangt automatische bevestigingsmail na verwerking en eventuele tegoeden worden verrekend.
• Kopieer de tekst van het oorspronkelijke inbox bericht en plak deze als CRM notitie in het systeem”.
• Oorspronkelijke inbox bericht na behandeling naar map “Opzegging” archiveren.

Op de club via de app (voorkeur)

• Laat het lid op zijn/haar telefoon de SportCity app openen en de volgende stappen doorlopen.
• Selecteer de button “Account”.
• Selecteer de button “Lidmaatschap”.
• Klik op de gele button.
• Selecteer de button “Wijzig lidmaatschap”.
• Selecteer de button “Lidmaatschap opzeggen”.
• Lid ontvangt automatische bevestigingsmail na verwerking en eventuele tegoeden worden verrekend.

Via formulier

• Pak een blanco opzegformulier (indien niet voorradig, download hier).
• Zoek het account van het lid op in PerfectGym.
• Vul samen met het lid het formulier zo compleet en correct mogelijk in.
• Navigeer in het account naar “Contracts”.
• Selecteer de button “Cancellation”.
• Selecteer “Reason”, “Delivery method” en de juiste einddatum.
• Einddatum is afhankelijk van het type lidmaatschap en of men nog in contract zit.
  • Indien de einddatum later gewenst is, formulier bewaren, CM pakt dit dan verder op”.
  • Opzegdatum dient gelijk te zijn aan de datum waarop het formulier is ingevuld, anders mail laten staan in inbox met vlag gemarkeerd, CM pakt dit dan verder op”.
• Lid ontvangt automatische bevestigingsmail na verwerking en eventuele tegoeden worden verrekend.
• Scan het formulier en sla deze op onder de titel “[lidnr] opzegging”.
• Navigeer in het account naar “Data” > “User files” > “Add data”.
• Selecteer het bestand en selecteer bij “Type” de optie “Contract agreement”.
• Vink checkbox “Is available for client” aan.
• Maak in het profiel een CRM notitie aan met “Opzegging en jouw naam/initialen”.

Via formulier

• Pak een blanco “upgrade formulier” (indien niet voorradig, download hier).
• Vertel het lid de geldende voorwaarden:
  • Een upgrade is alleen mogelijk wanneer de nieuwe looptijd minimaal gelijk is aan het huidige lidmaatschap en er geen openstaande schuld is.
• Vul samen met het lid het formulier zo compleet en correct mogelijk in.
• Zoek het account van het lid op in Perfect Gym.
• Navigeer in het account naar “Contracts”.
• Selecteer de oranje button “Add new contract”.
• Kies juiste (1) lidmaatschap, (2) looptijd, (3) betalingstermijn, (4) ingangsdatum en (5) betaalmethode.
• Voeg promo toe door te klikken op “+ Add discount”.
• Doorloop laatste stappen totdat het lidmaatschap in het account is aangepast.
• Scan het formulier en sla deze op onder de titel “[lidnr] upgrade”.
• Navigeer in het account naar “Data” > “User files” > “Add data”.
• Selecteer het bestand en selecteer bij “Type” de optie “Contract agreement”.
• Vink checkbox “Is available for client” aan.
• Maak in het profiel een CRM notitie aan met “Upgrade en jouw naam/initialen”.
• Indien een lid nog in contract zit en het niet mogelijk is om de wijziging zelf door te voeren, dan formulier inscannen > uploaden in profiel en doorsturen naar scans@sportcity.nl

Via formulier

• Pak een blanco formulier “langdurige ziekte of zwangerschap” (indien niet voorradig, download hier).
• Vertel het lid de geldende voorwaarden:
  • De periode waarin het abonnement bevroren wordt, zal niet worden geïncasseerd.
  • Indien er net een incasso heeft plaatsgevonden, zal teveel betaalde in een tegoed worden gezet en wordt dit verrekend in mindering gebracht op de volgende incasso(’s).
  • Indien lid in zijn/haar 3mnd/jaar/2jaar contract zit, zal de einddatum van het lidmaatschap met dezelfde periode worden opgeschoven als de duur van de periode van bevriezing.
  • De maximale periode van bevriezing bedraagt 24 weken.
  • Lid dient bij hervatting een “wijzigingsformulier” in te vullen.
• Vul samen met het lid het formulier zo compleet en correct mogelijk in.
  • Informeer naar de verwachtte einddatum.
• Zoek het account van het lid op in Perfect Gym.
• Scan het formulier en sla deze op onder de titel “[lidnr] medische bevriezing”.
• Navigeer in het account naar “Data” > “User files” > “Add data”.
• Selecteer het bestand en selecteer bij “Type” de optie “Contract agreement”.
• Vink checkbox “Is available for client” aan.
• Maak in het profiel een CRM notitie aan met “Medische bevriezing en jouw naam/initialen”.
• Mail het gescande formulier vervolgens naar: scans@sportcity.nl

Op de club via de app (voorkeur)

Geldt voor wijzigingen die leden zelf kunnen doorvoeren, zoals NAW gegevens. 

• Laat het lid op zijn/haar telefoon de SportCity app openen en de volgende stappen doorlopen.
• Selecteer de button “Account.
• Selecteer de button “[Naam lid]”.
• Selecteer de button “Wijzig”.
• Lid kan vervolgens wijzigingen indienen.

Op de club via een formulier

Geldt o.a. voor wijzigingen die leden niet zelf in de SportCity app kunnen doorvoeren, zoals:

(1) Wijziging home club bij o.a. CityOne, (2) Herstart na langdurig ziek of zwangerschap, (3) Betalingstermijn, (4) Yanga aan/uit, (5) Bankrekeningnummer.

• Pak een blanco wijzigingsformulier (indien niet voorradig, download hier).
• Vul samen met het lid het formulier zo compleet en correct mogelijk in.
  • Persoonlijke gegevens als; naam, lidnummer, geb. datum en ingangsdatum wijziging.
  • Vink het vakje aan met het onderwerp waarvan je de wijziging wilt laten doen.
  • Noteer eventuele opmerkingen.
  • Zorg dat het formulier zowel door het lid als door jou als medewerker is ondertekend.
• Zoek het account van het lid op in Perfect Gym.
• Scan het formulier en sla deze op onder de titel “[lidnr] wijziging”.
• Navigeer in het account naar “Data” > “User files” > “Add data”.
• Selecteer het bestand en selecteer bij “Type” de optie “Contract agreement”.
• Vink checkbox “Is available for client” aan.
• Maak in het profiel een CRM notitie aan met “Wijziging en jouw naam/initialen”.
• Mail het gescande formulier vervolgens naar: scans@sportcity.nl

Zoetermeerpas

• Open de Scan'R app op de tablet of download deze in de Google Playstore of App store.
• Login met gebruikersnaam (ZMS.1135198) en wachtwoord (782o5H).
• Scan de Zoetermeerpas en vul het gewenste bedrag van €180,00 in bij een jaarcontract. (Het is mogelijk om korter af te sluiten: €50,00 3mnd, €100,00 6mnd, €150,00 9mnd).
• Laat de pashouder goedkeuring geven door op akkoord te drukken. Het tegoed wordt automatisch van de pas afgeschreven.

• Laat het lid op zijn/haar telefoon browsen naar https://www.go-vital.nl/nl/gemeenteregelingen/ (Lid kan ook met zijn/haar telefoon de QR code scannen).
• Vul de NAW gegevens van de pashouder in.
• Selecteer het gewenste abonnement (3, 6 9, of 12 mnd).
• Kies de gewenste startdatum en laat de pashouder een digitale handtekening zetten.
• Na bevestiging wordt het online formulier automatisch naar Go-Vital gestuurd en zullen zij het lidmaatschap in het systeem verwerken.
• De pashouder ontvangt een melding zodra het lidmaatschap is geactiveerd.

(vraag bij de CM naar de geldende voorwaarden).

Via website

• Laat de deelnemer op zijn/haar telefoon navigeren naar: https://www.sportcity.nl/funnel/dagpas/kies-je-club
• Selecteer de juiste club.
• Vul NAW gegevens in.
• Voltooi de betaling via iDeal a € 12,99.
• Deelnemer ontvangt een bevestiging per mail met daarin verdere instructies.
• De dagpas is vanaf dit moment 48 uur geldig.

Via app (alleen bij CityPlus)

• Laat het lid in de app naar zijn/haar "Account" gaan.
• Klik "samen sporten"
• Lid dient vriend/vriendin volgens de aangegeven stappen toe te voegen.
• Na acceptatie van het vriendschapsverzoek staat vriend/vriendin in de lijst en kan hij/zij worden uitgenodigd door het lid.
• De uitnodigingslink is 48 uur geldig.
• Vriend/vriendin ontvangt een uitnodigingsmail en dient stappen te doorlopen.
• Vanaf het moment dat de vriend/vriendin toegang heeft tot de app, kan hij/zij lessen binnen een tijdsbestek van 48 uur boeken.